为使基金会的公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《基金会章程》、《公文处理规定》，结合我会实际，特制定本制度。

第一条 公文种类

我会通常使用的公文种类主要有：通知、通报、报告、请示、意见、函、会议纪要等。

通知：批转下级单位的公文，转发上级机关的不相隶属单位的公文；传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免聘用人员。

通报：表彰先进，批评错误，传达重要会议、事件精神或情况。

报告：向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

请示：向上级机关请求批示、批准的事项。

意见：对重要问题提出见解和处理办法。

函：不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题。

会议纪要：记载、传达会议情况和议定事项。

第二条 公文收发管理

一、发文管理

    基金会发送的各种行政性文件，由办公室拟稿或相关部门拟稿、核对并经办公室核稿，经秘书长会签和相关领导审阅后，送理事长签发；有关技术性、规范性文件，由相关部门拟稿、核对，秘书长会签和相关领导审阅后，送理事长签发。发文须经办公室统一编号、盖章后方可行文，拟稿、核对部门须对文字、数字的真实性、准确性负责，核稿、会签部门须对用语的标准性、规范性负责。

    起草文件均需打印稿，并用基金会的公文稿签，使用蓝色或黑色墨水笔，按格式顺序逐项填写。

    拟订文件须符合规范要求和发文程序，凡不符合要求、程序的，由办公室提出意见，待改正后再行文。

    各类文件印发后，需按规定留档一份，移交办公室保存。

二、收文运转管理

凡上级来文（除署名外），均由办公室机要管理员负责拆封分类登记，附公文处理单后，由办公室主任提出拟办意见，送相关领导阅，再根据领导意见具体安排落实，要在规定时限内办结。收文要做到当日收件、当日登记、当日分送、当日交办。

    凡呈请领导批示或者交有关业务部门办理的公文，办公室机要员应做好记录，及时催办（可用催办单或电话等形式），并做好催办记录。

    凡批转有关部门办理的公文，有关部门必须认真研究，及时处理，按时办结并退回办公室。

    公文办理完毕后，办公室应当根据文书立卷的要求，将公文原件和有关材料立卷归档，个人不得私自保存存档的公文。

三、公文机要管理

秘密文件必须使用专用工具通过机要渠道传递，不准与公开书刊混夹，不准代投、代收，传递文件要做到迅速、准确、安全。

    秘密文件传阅完毕后立即退回办公室机要处，秘密文件一般半年清理一次。在清理中，如发现损坏和遗失的，要及时向主管领导报告，并采取补救措施，积极设法追查。

    销毁文件必须造册登记，并经秘书长批准后，指派专人（两人以上）进行当场监销。